Jak pisać oficjalne maile po angielsku? ✉

Chcecie napisać  formalny lub biznesowy e-mail, ale nie wiecie w jaki sposób  powinien wyglądać, co zawierać, jaką powinien mieć formę?
Poniżej znajdziecie porady o tym,  jak poprawnie komponować oficjalne maile po angielsku. Dodatkowo dostaniecie wiele przydatnych zwrotów, które możecie zastosować w Waszych mailach.

Od czego zacząć?

Jak wiecie, e-mail to nic innego jak elektroniczna wersja tradycyjnego listu, który rządzi się swoimi prawami.  Korespondencja mailowa ma nieco mniej formalne znaczenie, niż oficjalny list pisany, jednakże występują pewne podobieństwa co do języka, którym powinniśmy się posługiwać oraz formy, jakiej powinniśmy się trzymać.

Powinniśmy unikać używania języka potocznego, oraz skrótów takich jak: “I’m”, “don’t” czy też “ASAP” (As soon as possible).

Struktura listu e-mail tak, jak w większości form pisemnych powinna zawierać:

1. Wstęp
2. Rozwinięcie
3. Zakończenie

Dodatkowo powinien pojawić się temat naszej wiadomości, który jest główną różnicą pomiędzy listem tradycyjnym, a mailem.

Jak napisać temat wiadomości?

Temat powinien być krótki i zwięzły, ale przede wszystkim powinien zapowiadać  czego dotyczy nasz list lub jaki jest jego powód. Ogólnie rzecz biorąc, powinniśmy unikać pisania tematu typu: “Hi!”, “Important’’ lub “How are you?”, ponieważ są one nieprecyzyjne oraz brzmią przypadkowo.

Naszą wiadomość możemy zatytułować np. : “Fluentbe – Interview invitation”. W samym tytule, widzimy kto do nas napisał i w jakiej sprawie.

---

Czytaj też: Spotkania biznesowe po angielsku

---

Jak rozpocząć maile po angielsku?

Oczywiście na początek powinniśmy przywitać naszego odbiorcę. Mamy do czynienia z listem oficjalnym więc forma typu: “Hello Michael” lub “Hi Jack”  nie będzie na miejscu. Musimy zastosować bardziej formalną oraz grzecznościową formę:

1. Dear Michael,
2. Dear Mr Jennings,
3. To whom it may concern,
4. Dear Sir/Madame,
5. Dear Joanna Clarke,

Ważne jest, aby pamiętać o postawieniu przecinka po imieniu, a także sprawdzić jaki tytuł ma nasz adresat np: Mr, Mrs lub Ms.
Panowie – stawiamy Mr, Panie – Mrs lub Ms.  
Jeżeli wiemy, że dana Pani jest mężatką, to stosujemy Mrs, panną – Ms.

Czasami możemy nie być pewni, który tytuł powinniśmy wybrać, więc można zastosować bezpieczną wersję i ominąć tytuł, ale napisać pełne imię, tak jak w podanym wyżej przykładzie piątym.

Możemy też nie wiedzieć, kto dokładnie jest naszym odbiorcą, wtedy możemy użyć sformułowań z przykładów 3. lub 4.

Jak napisać wprowadzenie?

Następnie powinniśmy napisać zdanie wprowadzające, które od razu będzie informowało odbiorcę w jakim celu piszemy. Możemy użyć zwrotów typu:

• I am writing with regards to… – Piszę w związku z…
• I am contacting you to… – Kontaktuję się z tobą, aby…
• We are writing in connection with… – Piszemy w nawiązaniu do…

Jeżeli zwracamy się z prośbą:

• Would it be possible for you to send me…? – Czy mogliby Państwo wysłać nam…?
• Could you please let me know if… – Czy mogliby Państwo dać nam znać czy…

Jeżeli chcemy przekazać daną informację:

• We are interested in… – Jesteśmy zainteresowani…
• We are happy to inform… – Z radością informujemy…

Jeżeli chcemy złożyć przeprosiny:

• Please accept our sincerest apology. – Proszę przyjąć nasze najszczersze przeprosiny.
• Please accept our apologies for the delay. – Proszę przyjąć nasze przeprosiny za opóźnienie.

Jeżeli piszemy w sprawie skargi lub zażalenia:

• I regret to say that I’m not fully satisfied with… – Z przykrością stwierdzam, że nie jestem w pełni usatysfakcjonowany/a z…
• I’m writing to express my concern about the fact that… – Piszę, aby wyrazić swoje obawy na temat…

Jak rozwinąć oficjalne maile po angielsku?

W tej części naszego formalnego maila powinniśmy krótko i zwięźle wyjaśnić, co chcemy uzyskać poprzez naszą wiadomość. Starajmy się zachować spójność, pamiętajmy, aby email nie był przesadnie długi – 5 akapitów zdecydowanie  nam wystarczy. Pamiętajmy, że jest to oficjalny e-mail, więc omijajmy używanie emotikon, skrótów oraz niektórych rodzajów czcionek.

Przykłady przydatnych zwrotów:

• Please find the attached file. – Przesyłam załączony plik.
• Can you tell me more about…? – Czy mógłbyś mi powiedzieć więcej na temat…?
• We discussed the new proposal and agreed on… – Rozmawialiśmy o nowej propozycji i zgodziliśmy się na…

Jak napisać zakończenie?

Na zakończenie powinniśmy podsumować naszą wiadomość, pozdrowić naszego adresata i podpisać się. Przydatne zwroty:

• I look forward to hearing from you. – Z niecierpliwością czekam na Państwa odpowiedź.
• Please, feel free to contact me if you have any questions. – Proszę, pisz do mnie gdybyś miał jakieś problemy.
• Hope to hear from you soon. – Mam nadzieję, że szybko “usłyszymy” od Ciebie wiadomość.

Przykłady pozdrowień:

• Yours sincerely,
• Yours faithfully,

Jeżeli znamy już tą osobę możemy napisać w sposób nieco mniej formalny:

• Kind regards,
• Best regards,

Po tym stawiamy nasz podpis. Możemy podpisać się pełnym imieniem i nazwiskiem lub samym imieniem, a także uwzględnić nasze stanowisko w firmie, dane kontaktowe.

I gotowe! Mamy nadzieję, że dzięki naszym wskazówkom pisanie oficjalnego maila po angielsku stanie się dla Was bułką z masłem. Dajcie znać, które rady lub wyrażenia były dla Was najbardziej pomocne. A może marzy Wam się biznesowy kurs angielskiego? Sprawdźcie ofertę angielskiego dla firm.

Tekst napisała Karolina, lektorka Fluentbe

---

Najczęstsze pytania

4.23/5 (116)